Temukan Kembali Informasi

Temukan Kembali Informasi

Ilustrasi menemukan informasi di perpustakaan. (Ist)

oleh Mariana Ginting

Sebagai lembaga pengelola informasi, perpustakaan memiliki berbagai jenis bahan pustaka baik itu tercetak maupun digital. Tempat ini menyediakan, mengolah, dan menyampaikan beragam informasi yang terdapat dalam koleksinya yang disimpan menurut tata susunan tertentu guna memudahkan pengunjung (pemustaka) untuk mencari berbagai data.

Koleksi perpustakaan harus diorganisir dan diolah sesuai standar yang ditetapkan, sehingga informasi tersebut dapat disimpan dan ditemukan kembali secara cepat dan tepat. Oleh karena itu, perpustakaan memerlukan suatu sistem temu kembali informasi (information retrieval system).

Seorang manajer (pimpinan) di perpustakaan harus mampu mengendalikan dan memanfaatkan semua faktor dan sumber daya yang ada agar dapat digunakan secara efektif dalam mencapai sasaran. Perpustakaan sebagai wadah yang sifatnya statis maupun sebagai kegiatan yang sifatnya dinamis, didalamnya terdapat suatu proses penggunaan dan pemanfaatan semua sumber daya yang dilakukan oleh kepala yang diarahkan untuk mencapai target atau sasaran yang telah ditentukan.

Salah satu sarana yang digunakan untuk aktivitas temu kembali informasi adalah katalog. Secara umum ini tidak hanya digunakan di dalam perpustakaan, namun juga di instansi lain. Dalam praktiknya, kegiatan organisasi koleksi berkaitan dengan pembuatan katalog perpustakaan. Berdasarkan Standar Nasional Perpustakaan (SNP) kegiatan pengorganisasian dimulai dengan mendeskripsikan bahan pustaka, diklasifikasi, diberi tajuk subjek dan disusun secara sistematis dengan pedoman yang berlaku secara nasional dan atau internasional.

Secara umum katalog dapat berfungsi sebagai sarana promosi bahan koleksi yang terdapat di perpustakaan. Karena melalui katalog ini pengunjung dapat mengetahui seberapa banyak literatur atau informasi yang disediakan oleh suatu perpustakaan. Jadi pengorganisasian bahan pustaka bisa penulis artikan sebagai suatu proses yang dilakukan untuk mengatur bahan pustaka agar sistematis dan mudah diakses oleh pengguna.

Pengorganisasian bahan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan pokok dalam rangkaian kegiatan perpustakaan. Kegiatan ini memungkinkan koleksi perpustakaan tertata secara sistematis dan dapat ditemukan kembali secara efektif dan efisien. Sebagai kegiatan pokok, kinerja pengolahan bahan perpustakaan sangat memengaruhi keberhasilan perpustakaan dalam menjalankan tugas dan fungsinya.

Untuk itu, kegiatan pengolahan bahan perpustakaan perlu dilaksanakan dengan sebaik-baiknya secara profesional dan taat asas. Pengolahan bahan-bahan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan di perpustakaan yang bertujuan untuk melakukan pengaturan bahan perpustakaan yang tersedia agar dapat disimpan di tempatnya menurut susunan tertentu.

Temu kembali informasi

Salah satu kiat untuk temu kembali informasi yang ada di perpustakaan dengan puluhan ribu bahkan jutaan judul buku adalah dengan cara mengolahnya. Cara ini biasa disebut dengan katalogisasi, atau lebih spesifiknya disebut pengatalogan deskriptif (descriptive cataloguing).

Menurut Sulistyo-Basuki (2013), pengatalogan deskriptif adalah proses pengatalogan yang mengidentifikasi dan mendeskripsi paket informasi, perekaman informasi dalam cantuman bibliografis, dan pembentukan titik akses. Katalogisasi sendiri memiliki arti sebagai proses membuat katalog, sedangkan katalog adalah daftar koleksi sebuah perpustakaan.

Katalog yang sering kita dengar sehari-hari merupakan kata/istilah yang berasal dari bahasa latin “catalogus” yang berarti daftar barang atau benda yang disusun untuk tujuan tertentu, sedangkan katalog berdasarkan ilmu perpustakaan berarti daftar berbagai jenis koleksi perpustakaan yang disusun menurut sistem tertentu. Katalog perpustakaan memuat semua bahan perpustakaan (buku, majalah, kaset, CD, dan lain lain) yang ada di rak koleksi.

Katalog merupakan wakil dokumen yang dikoleksi oleh suatu perpustakaan. Melalui katalog seseorang dapat mencari bahan perpustakaan/menelusuri informasi dengan cepat dan tepat, baik melalui pengarang, subjek, dan judul bahan perpustakaan.

Sistem temu kembali informasi ini sudah ada sejak tahun 1908 lalu oleh United Kingdom dan United State dimulai dengan pembuatan kode katalog yang kemudian menghasilkan AngloAmerican Catalog Rule (AACR). Sedangkan OPAC sendiri sudah ada sejak tahun 1970.

Pada saat ini katalog sudah menyesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan. Misalkan saja DDC (tahun 1873) dan BC atau Bibliografical Classification (tahun 1940) dalam menentukan nomor klasifikasi. Namun yang dikembangkan adalah DDC dan digunakan oleh mayoritas perpustakaan di Indonesia. Ada pula sarana penentu tajuk subyek seperti LCSH, search list, dan lainnya.

Untuk itu pustakawan perlu memerhatikan kaidah atau peraturan yang telah ditetapkan pada AACR II atau Peraturan Katalogisasi Indonesia secara konsisten dalam membuat katalog. Ada delapan daerah dalam deskripsi bibliografi bahan pustaka, yaitu judul dan dan penanggung jawab karya, edisi, data khusus, impresum, kolasi, seri, catatan, dan nomor standar.

Katalog memiliki perkembangan yang baik dilihat dari rentetan sejarahnya. Adanya perkembangan teknologi memungkinkan kegiatan pengatalogan dilakukan dengan menggunakan Format INDOMARC, yaitu suatu format yang seragam.

Hingga saat ini perpustakaan menggunakan katalog online atau OPAC sebagai sistem katalog perpustakaan yang menggunakan komputer. Pangkalan data OPAC ini biasanya dirancang dan dibuat sendiri oleh perpustakaan dengan menggunakan perangkat lunak komersil atau buatan sendiri. Katalog ini juga biasanya dirancang untuk mempermudah pengguna dalam pencarian informasi di perpustakaan sehingga tidak perlu bertanya dalam menggunakannya.

Sistem temu kembali informasi ini sudah ada sejak tahun 1908 lalu oleh United Kingdom dan United State dimulai dengan pembuatan kode katalog yang kemudian menghasilkan AngloAmerican Catalog Rule (AACR). Sedangkan OPAC sendiri sudah ada sejak tahun 1970.

Pada saat ini katalog sudah menyesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan. Misalkan saja DDC (tahun 1873) dan BC atau Bibliografical Classification (tahun 1940) dalam menentukan nomor klasifikasi. Namun yang dikembangkan adalah DDC dan digunakan oleh mayoritas perpustakaan di Indonesia. Ada pula sarana penentu tajuk subyek seperti LCSH, search list, dan lainnya.

Untuk itu pustakawan perlu memerhatikan kaidah atau peraturan yang telah ditetapkan pada AACR II atau Peraturan Katalogisasi Indonesia secara konsisten dalam membuat katalog. Ada delapan daerah dalam deskripsi bibliografi
bahan pustaka, yaitu judul dan dan penanggung jawab karya, edisi, data khusus, impresum, kolasi, seri, catatan, dan nomor standar.

Katalog memiliki perkembangan yang baik dilihat dari rentetan sejarahnya. Adanya perkembangan teknologi memungkinkan kegiatan pengatalogan dilakukan dengan menggunakan Format INDOMARC, yaitu suatu format yang seragam.

Hingga saat ini perpustakaan menggunakan katalog online atau OPAC sebagai sistem katalog perpustakaan yang menggunakan komputer. Pangkalan data OPAC ini biasanya dirancang dan dibuat sendiri oleh perpustakaan dengan menggunakan perangkat lunak komersil atau buatan sendiri. Katalog ini juga biasanya dirancang untuk mempermudah pengguna dalam pencarian informasi di perpustakaan sehingga tidak perlu bertanya dalam menggunakannya . (*)

Mariana Ginting (Pustakawan Ahli Madya Perpustakaan Nasional RI)